Ert þú í hópi þeirra fjölmörgu sem nota sama tölvupóstfangið fyrir öll samskipti hvort sem þau eru prívat mál eða vinnutengd? Þekkir þú einhvern sem er þannig? Lestu þá áfram.
Sumum finnst kannski þægilegt að fá allan tölvupóst á eitt og sama netfangið, en það getur samt leitt til alls kyns vandræða sem betra væri að sneiða hjá.
Góðu fréttirnar eru að það kostar ekki neitt að stofna persónulegt tölvupóstfang hjá t.d. gmail.com og póstforrit ráða við fleiri en eitt tölvupóstfang samtímis. Það þarf því ekki að vera neitt auka vesen að fylgjast með tveim póstföngum.
En hvaða vandræði geta leitt af því að nota tölvupóstfangið í vinnuni fyrir prívat póstinn?
Vandræði fyrir starfsmanninn
Fyrst má nefna að tölvupóstur sem fer um póstkerfi vinnuveitanda er eign fyrirtækisins. Alls kyns aðstæður geta komið upp sem krefjast þess að pósthólf starfsmans sé skoðað. T.d. ef tölvuveira kemur upp eða lögregla þarf að rannsaka málefni fyrirtækisins.
Svo þegar starfsmaður skiptir um vinnu, getur hann þurft að vinsa úr og eyða persónulegum tölvupósti. Það getur tekið mjög langan tíma að fara yfir póst margra ára. Það er ekki gaman að standa í slíku.
Þegar byrjað er á nýjum vinnustað þarf starfsmaðurinn svo að segja öllum vinunum og vandamönnum af nýja tölvupóstfanginu.
Tölvupóstföng eru víða notuð sem auðkenni til að fá aðgang vefsíðum, netbönkum og fleiru. Það getur verið mikið umstang að þurfa að skipta þeim út.
Vandræði fyrir vini og vandamenn
Það getur þurft að senda starfsmanninum einkamál í tölvupósti, sem getur jafnvel innihaldið viðkvæmt trúnaðarmál. Allir póstar til starfsmannsins gætu einhverntíman lent í því að vera skoðaðir. Ekki er nú gott að bjóða vinum sínum upp á þetta.
Þegar starfsmaðurinn skiptir um vinnu, þurfa vinir og vandamenn að læra nýtt tölvupóstfang. Það er vesen fyrir þá.
Einföld lausn
Einfaldasta lausnin á öllu þessu veseni er að starfsfólk noti tölvupóstfang fyrirtækisins eingöngu fyrir málefni fyrirtækisins – ekkert persónulegt.
Einkamálin eiga öll heima á einkapóstfanginu. Það tekur aðeins 5 mínútur að stofna ókeypis persónulegt tölvupóstfang hjá www.gmail.com